# Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei der Gründung einer GmbH oder UG Quelle: https://gruendung.io/ratgeber/fragebogen-steuerliche-erfassung-gmbh Stand: 2026-10-15 Nach dem Notartermin erwartet das Finanzamt von der neuen Kapitalgesellschaft einen eigenen Fragebogen. Diese Seite erklärt, woran die Monatsfrist bei GmbH und UG anknüpft, welche Angaben der Datensatz für Kapitalgesellschaften verlangt und welche Weichen Sie mit Gewinnprognose, Umsatzsteuer und Lohnsteuer stellen. ## Kurzantwort Eine neu gegründete GmbH oder UG muss dem Finanzamt ihre Gründung binnen eines Monats anzeigen (§ 137 AO) und die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch nach amtlichem Datensatz übermitteln (§ 138 Abs. 1b Satz 4 AO). Gefragt wird unter anderem nach Gesellschaft, Vertretung, Gesellschaftern, Kapital, Bankverbindung, Gewinnprognose für Gründungs- und Folgejahr, Beschäftigten und Umsatzsteuer. Aus den Antworten ergeben sich Steuernummer, Voranmeldungszeiträume und Vorauszahlungen. Die Gewinnermittlung ist bei der GmbH nicht wählbar: Sie bilanziert immer. ## Wann der Fragebogen bei GmbH und UG fällig ist Für Steuerpflichtige, die keine natürlichen Personen sind, regelt § 137 AO die Anzeigepflicht: Gründung, Erwerb der Rechtsfähigkeit, Sitzverlegung und Auflösung sind dem Finanzamt und der Gemeinde innerhalb eines Monats mitzuteilen. § 138 Abs. 1b AO verlangt zusätzlich die Auskünfte über die steuerlich erheblichen Verhältnisse, und zwar nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle; Satz 4 erstreckt das ausdrücklich auf Körperschaften. Nur auf Antrag und zur Vermeidung unbilliger Härten lässt das Finanzamt ein Papierformular zu. Das Finanzamt erfährt von der Gründung ohnehin: Notarinnen und Notare übersenden ihm binnen zwei Wochen eine beglaubigte Abschrift der Gründungsurkunde (§ 54 EStDV), und das Musterprotokoll sieht eine Abschrift an die Körperschaftsteuerstelle ausdrücklich vor. Die Urkunde ersetzt den Fragebogen aber nicht — Steuernummer und Veranlagung setzen die eigenen Angaben der Gesellschaft voraus. Praktisch sinnvoll ist die Übermittlung, sobald die Anmeldung zum Handelsregister eingereicht ist: Der Datensatz fragt nach eingetragenem oder beantragtem Registerstand, und die amtliche Prüfung nimmt bestimmte Datumsangaben nicht in der Zukunft an. ## Welche Angaben der Datensatz für Kapitalgesellschaften verlangt Für GmbH und UG gilt eine eigene Fassung des Fragebogens; die Themen im Überblick. Themen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung bei Gründung einer Kapitalgesellschaft | Bereich | Typische Angaben | Woher Sie die Daten nehmen | | --- | --- | --- | | Gesellschaft | Firma, Rechtsform, Sitz, Ort der Geschäftsleitung, Tätigkeit, Kontaktdaten | Gründungsurkunde, Planung | | Vertretung | Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer mit Geburtsdatum und Anschrift | Musterprotokoll oder Bestellungsbeschluss | | Gesellschafter | Anteilseigner mit Nennbetrag und Beteiligungsquote | Musterprotokoll oder Gesellschafterliste | | Gründung und Kapital | Datum des Gesellschaftsvertrags, Registerstand, Stammkapital | Urkunde, Registerauszug nach der Eintragung | | Bankverbindung | Konto für Erstattungen, gegebenenfalls Hinweis auf ein SEPA-Lastschriftmandat | Geschäftskonto der Gesellschaft | | Steuerberatung | Kanzlei, falls die Gesellschaft steuerlich betreut wird | Mandatsvereinbarung | | Gewinnprognose | voraussichtlicher Gewinn im Gründungs- und im Folgejahr | eigene Planung | | Beschäftigte | Zahl der Arbeitnehmer, Beginn der Lohnzahlung, voraussichtliche Lohnsteuer | Personalplanung, Geschäftsführervertrag | | Umsatzsteuer | Umsatzprognose, Kleinunternehmerregelung, Soll- oder Ist-Versteuerung, USt-IdNr. | eigene Planung | | Besondere Verhältnisse | seltene Fälle wie Organschaft, Bauleistungen oder abweichendes Wirtschaftsjahr | meist nicht einschlägig | ## Gewinnprognose und Vorauszahlungen Die geschätzten Gewinne für das Gründungs- und das Folgejahr sind keine Nebensache: Aus ihnen setzt das Finanzamt die Vorauszahlungen zur Körperschaftsteuer fest, und die Gemeinde die Vorauszahlungen zur Gewerbesteuer. Eine sehr hohe Schätzung bindet Liquidität, die im ersten Jahr oft gebraucht wird; eine unrealistisch niedrige Schätzung führt später zu Nachzahlungen. Rechnen Sie deshalb mit realistischen Umsätzen und vollständigen Kosten einschließlich Geschäftsführergehalt, Miete, Versicherungen und Abschreibungen. Die Körperschaftsteuer beträgt für Veranlagungszeiträume bis 2027 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag (§ 23 KStG); die Gewerbesteuer ergibt sich aus 3,5 Prozent des Gewerbeertrags mal Hebesatz der Gemeinde (§ 11 Abs. 2 GewStG), ohne Freibetrag für Kapitalgesellschaften. ## Umsatzsteuer: die Weichen im Fragebogen - Kleinunternehmerregelung: Auch eine GmbH kann sie nutzen, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG); für das Gründungsjahr legt die Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € an. Wer auf die Regelung verzichtet, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). - Soll- oder Ist-Versteuerung: Der Fragebogen fragt, ob die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet werden soll. Für eine GmbH kommt dafür in der Regel nur die Umsatzgrenze von 800.000 € in Betracht (§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG), im Gründungsjahr bezogen auf den hochgerechneten Gesamtumsatz; der Grund für Freiberufler scheidet nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aus, wenn Bücher geführt werden. - Voranmeldungszeitraum: Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 richtet er sich bei Neugründungen nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres — über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Vorratsgesellschaften und übernommene Firmenmäntel geben im laufenden und folgenden Jahr monatlich ab. - USt-IdNr.: Wer Leistungen mit Unternehmen in anderen EU-Staaten austauscht, braucht sie. Erteilt wird sie vom Bundeszentralamt für Steuern (§ 27a UStG); im Fragebogen lässt sich die Erteilung beantragen. ## Lohnsteuer für Geschäftsführung und Personal Erhält die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer ein Gehalt, behält die GmbH davon Lohnsteuer ein und meldet sie an — das gilt auch für Gesellschafter-Geschäftsführer. Der Fragebogen fragt deshalb nach Zahl der Beschäftigten, Beginn der Lohnzahlungen und voraussichtlicher Lohnsteuer. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich monatlich abzugeben, vierteljährlich bei mehr als 1.080 € bis 5.000 € Lohnsteuer im Vorjahr und jährlich bei höchstens 1.080 € (§ 41a Abs. 2 EStG). Bei einer neuen Betriebsstätte zählt die auf ein Jahr hochgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats. Ob für einen Gesellschafter-Geschäftsführer Sozialversicherungspflicht besteht, ist eine eigene Frage, die nicht im Fragebogen, sondern gegenüber der Sozialversicherung geklärt wird. ## Häufige Fehler bei GmbH-Gründern - Gewinnermittlung „Einnahmenüberschussrechnung“ angekreuzt — eine GmbH bilanziert als Handelsgesellschaft immer - Kleinunternehmer angekreuzt, aber mit einer Umsatzerwartung oberhalb der Grenze im Gründungsjahr - USt-IdNr. nicht beantragt, obwohl Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Staaten sitzen - Geschäftsführergehalt bei der Lohnsteuer vergessen - Gewerbesteuer-Freibetrag eingeplant, den es für Kapitalgesellschaften nicht gibt - Frist von einem Monat aus dem Blick verloren, weil auf die Eintragung gewartet wurde ## So geht es mit gruendung.io - Ausfüllen, Erklärungen und lokale Prüfung kostenlos - Formale Vollständigkeitsprüfung durch das Team und Übermittlung über ELSTER für einmalig 35 €, kein Abo - Rückfragen zu bedingten Pflichtfeldern werden vor der Übermittlung mit Ihnen geklärt; nach der Abgabe erhalten Sie das Transferticket - Keine Steuerberatung: Die Software erklärt und schlägt vor, die Entscheidung bleibt bei Ihnen Nach der Gründung führt das Anschluss-Modul Steuerliche Erfassung durch den Fragebogen in der Fassung für Kapitalgesellschaften. Jedes Feld wird in Alltagssprache erklärt, Schwellenwerte wie Kleinunternehmer- und Ist-Grenze werden gegen Ihre Prognose geprüft, und die Gesellschaft ist auf derselben Plattform bereits angelegt. ## Häufige Fragen ### Muss eine GmbH den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben? Ja. Kapitalgesellschaften müssen ihre Gründung binnen eines Monats anzeigen (§ 137 AO) und die steuerlich erheblichen Verhältnisse elektronisch nach amtlichem Datensatz mitteilen (§ 138 Abs. 1b Satz 4 AO). Ohne diese Angaben erhält die Gesellschaft keine Steuernummer für die laufende Besteuerung. ### Wann sollte der Fragebogen bei einer GmbH-Gründung übermittelt werden? Nach dem Notartermin, sobald die Anmeldung beim Registergericht eingereicht ist, und innerhalb eines Monats. Auf die Eintragung müssen Sie nicht warten: Der Datensatz fragt, ob die Gesellschaft schon eingetragen oder die Eintragung erst beantragt ist, und im zweiten Fall nach dem Tag des Registerantrags. ### Kann eine GmbH Kleinunternehmerin sein? Ja. Die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG hängt vom Umsatz ab, nicht von der Rechtsform. Sie entbindet allerdings nicht von Buchführung und Bilanz, und ein Vorsteuerabzug ist während der Anwendung ausgeschlossen. ### Muss ich bei der GmbH Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung angeben? Bilanz. Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft und ist nach Handelsrecht buchführungspflichtig, was steuerlich über § 140 AO übernommen wird. Eine Einnahmenüberschussrechnung steht ihr nicht offen. ### Wer übermittelt den Fragebogen für die GmbH? Die Geschäftsführung als gesetzliche Vertretung — selbst über ein ELSTER-Zertifikat der Gesellschaft, über eine Steuerberatungskanzlei oder über einen Dienst, der die Übermittlung im Auftrag übernimmt. Verantwortlich für die Richtigkeit bleibt die Gesellschaft. ### Was passiert, wenn der Fragebogen zu spät kommt? Die Monatsfrist ist eine gesetzliche Pflicht. Kommt die Gesellschaft ihr nicht nach, kann das Finanzamt sie anmahnen und Zwangsmittel androhen; vor allem verzögert sich die Steuernummer, die für Rechnungen und Voranmeldungen gebraucht wird. ## Quellen und Rechtsstand - [§ 137 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__137.html) — Anzeige der Gründung durch Körperschaften binnen eines Monats - [§ 138 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__138.html) — Elektronische Auskünfte nach amtlichem Datensatz, Abs. 1b Satz 4 - [§ 54 EStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/estdv_1955/__54.html) — Übersendung der Gründungsurkunde durch das Notariat - [§ 18 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html) — Voranmeldungszeitraum bei Neugründungen - [§ 19 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html) — Kleinunternehmerregelung - [§ 41a EStG](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41a.html) — Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ## Weiterführende Seiten - [Checkliste nach der Gründung](https://gruendung.io/ratgeber/checkliste-nach-gmbh-gruendung) - [Gewerbeanmeldung der GmbH](https://gruendung.io/ratgeber/gewerbeanmeldung-gmbh) - [Transparenzregister nach der Gründung](https://gruendung.io/ratgeber/transparenzregister-nach-gruendung) - [GmbH gründen: der vollständige Ablauf](https://gruendung.io/ratgeber/gmbh-gruenden) ## Steuerliche Erfassung nach der Gründung Füllen Sie den Fragebogen für Ihre GmbH oder UG geführt und kostenlos aus; Prüfung und Übermittlung über ELSTER kosten einmalig 35 €. [Kostenlos ausfüllen](https://gruendung.io/register) [Zur Startseite](https://gruendung.io/)