Mahnwesen-Software: Mahnstufen, Verzugszinsen und der Mahnlauf

Offene Posten je Kunde. Jede Ausgangsrechnung steht als offener Posten beim Debitor, bis sie ausgeglichen ist. Teilzahlungen und Restbeträge werden je Rechnung geführt, und die Außenstände lassen sich je Kunde und in Summe auswerten. Zahlungen werden ausgewählten Rechnungen zugeordnet, auch mehrere Zahlungen zu einer Rechnung; dabei sind die Tilgungsbestimmung des Schuldners und die gesetzliche Tilgungsreihenfolge (§ 366 BGB) zu beachten.

Zahlungseingänge zuordnen. Der Abgleich zwischen Geldeingang und offener Ausgangsrechnung berücksichtigt Rechnungsnummer, Betrag und Rechnungsdatum oder Fälligkeit; eine eindeutige Rechnungsnummer erlaubt ein erweitertes Zeitfenster. Die Bankanbindung liest dabei nur — es werden keine Zahlungen ausgelöst. Was sauber zugeordnet ist, kann nicht versehentlich angemahnt werden.

Zinsen und Gebühren. Die Verzugszinsen werden nach dem Basiszinssatz ermittelt, taggenau über die Zinsabschnitte hinweg; Teilzahlungen mindern das Kapital ab ihrem Eingangstag. Ob der Schuldner Verbraucher ist, entscheidet über fünf oder neun Prozentpunkte und über die Verzugspauschale. Eine Mahngebühr je Schreiben lässt sich hinzurechnen — prüfen Sie dabei, ob sie wirksam vereinbart ist.

Versand und Nachweis. Das Mahnschreiben gibt es als PDF; per E-Mail geht es erst auf Ihren Klick hinaus, und ein Versand außerhalb des Programms — per E-Mail oder per Post — lässt sich vermerken. Ein automatischer Versand ohne Freigabe ist bewusst nicht vorgesehen: Ein Mahnschreiben ist eine Kundenbeziehung. Wer eine Stufe überspringt, bekommt einen Hinweis, denn für eine spätere Meldung an eine Auskunftei verlangt § 31 Abs. 2 Nr. 4 Buchst. a BDSG zwei schriftliche Mahnungen.

Nachvollziehbar bleiben. Korrekturen laufen als Storno, nicht als Löschung, die Mahnhistorie bleibt unverändert stehen, und Zeiträume lassen sich festschreiben — die Anforderungen der GoBD gelten auch für die Debitorenbuchhaltung. Hintergrund: GoBD-konforme Buchhaltung.

Stundung und Rücklastschrift. Eine vermerkte Stundung lässt den Zinslauf ruhen; ein bloßes Bestreiten stoppt ihn nicht. Bei einer Rücklastschrift wird die Forderung nach Bestätigung wieder offen geführt — der Ablauf steht unter SEPA-Zahllauf und Lastschrifteinzug. Wie die KI die laufende Buchhaltung davor übernimmt — Belege lesen, Bankumsätze kontieren —, steht unter Buchhaltung mit KI und Bankumsätze kontieren.

Mahnwesen beginnt nicht mit dem Mahnschreiben, sondern mit einer sauberen Offene-Posten-Verwaltung. Solange nicht je Kunde und je Rechnung feststeht, welcher Betrag noch aussteht, welche Teilzahlung wohin gebucht wurde und welches Zahlungsziel gilt, ist jede Mahnung ein Risiko: Sie mahnen eine bereits bezahlte Rechnung an und beschädigen eine Kundenbeziehung, die Sie eigentlich schützen wollten.

Der fünfte Schritt wird regelmäßig vergessen: Eine zweifelhafte oder ausgefallene Forderung ist ein Fall für die Bilanz. Sie wird wertberichtigt oder ausgebucht, und bei endgültiger Uneinbringlichkeit ist die abgeführte Umsatzsteuer nach § 17 UStG zu berichtigen — Geld, das viele Unternehmen liegen lassen.

Zahlungsziel ist die Vereinbarung, bis wann gezahlt werden darf. Fälligkeit ist der Zeitpunkt, ab dem Sie die Zahlung verlangen können; ohne abweichende Vereinbarung ist das sofort mit Entstehen des Anspruchs. Verzug ist die rechtliche Folge, die Zinsen und Schadensersatz auslöst — und die eben nicht automatisch mit dem Ablauf des Zahlungsziels eintritt, sondern nur unter den Voraussetzungen des § 286 BGB. Wer „überfällig“ und „in Verzug“ gleichsetzt, berechnet Zinsen ab dem falschen Tag.

Ein vertraglich vereinbarter, nach dem Kalender bestimmter Zahlungstermin macht die erste Mahnung entbehrlich. Ein Datum, das Sie nur auf der Rechnung setzen, genügt dafür nicht — ohne Vereinbarung greift die 30-Tage-Regel, gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung.

Gegenüber Verbrauchern kommt eine Zeile in der Rechnung hinzu: Der Hinweis, dass nach 30 Tagen Verzug eintritt, ist nach § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB Voraussetzung dafür, dass die Regel überhaupt greift. Fehlt er, bleibt Ihnen gegenüber Privatkunden nur die Mahnung oder der kalendermäßige Termin.

Lange Zahlungsziele sind zwischen Unternehmen nicht beliebig vereinbar. Eine Abrede, nach der die Zahlung erst mehr als 60 Tage nach Empfang der Gegenleistung verlangt werden kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Wer sich von einem großen Kunden ein Zahlungsziel von 90 Tagen in die Einkaufsbedingungen schreiben lässt, hat deshalb nicht zwingend eine wirksame Vereinbarung vor sich. Wie Sie Termin und Hinweis schon beim Schreiben der Rechnung setzen: Ausgangsrechnungen schreiben.

Gerechnet wird taggenau auf den offenen Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, wird jeder Abschnitt mit seinem eigenen Satz gerechnet.

Die neun Prozentpunkte gelten nur für Entgeltforderungen — also Forderungen aus Lieferungen und Leistungen — und nur, wenn an dem Rechtsgeschäft kein Verbraucher beteiligt ist. Für andere Ansprüche zwischen Unternehmen, etwa Schadensersatzforderungen, bleibt es bei fünf Prozentpunkten. Ist auf einer Seite ein Verbraucher beteiligt, gilt der niedrigere Satz für die gesamte Forderung.

Die gesetzliche Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB steht dem Gläubiger einer Entgeltforderung zu, wenn der säumige Schuldner kein Verbraucher ist. Sie fällt auch bei Abschlags- und Ratenzahlungen an (Satz 2). Wichtig ist die Anrechnungsregel in Satz 3: Beauftragen Sie später einen Rechtsanwalt, wird die Pauschale auf den Ersatz der Rechtsverfolgungskosten angerechnet — sie kommt also nicht zusätzlich obendrauf. Eine vorab vereinbarte Klausel, die den Anspruch auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam; eine Klausel, die die Pauschale oder den Ersatz von Rechtsverfolgungskosten ausschließt, ist im Zweifel als grob unbillig anzusehen und damit ebenfalls unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt diese Sperre nicht.

Bei den Mahnkosten lohnt Zurückhaltung. Ersatzfähig ist der tatsächlich entstandene Verzugsschaden (§ 280 Abs. 1 in Verbindung mit § 286 BGB), also die konkreten Auslagen für Porto, Papier und Druck. Der eigene Personal- und Zeitaufwand für das Mahnen gehört nach ganz überwiegender Auffassung nicht dazu: Das Beitreiben eigener Forderungen zählt zum allgemeinen Geschäftsbetrieb. Eine pauschale Mahngebühr je Schreiben lässt sich deshalb kaum begründen, sofern sie nicht wirksam vereinbart wurde. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist die gesetzliche Verzugspauschale der belastbarere Weg — und sie muss nicht vereinbart werden.

Inhaltlich muss eine Mahnung eindeutig erkennen lassen, welche Forderung gemeint ist und dass Sie Zahlung verlangen. Nennen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsgegenstand, den offenen Betrag und den Zahlungsweg; führen Sie Zinsen und Nebenforderungen getrennt auf. Eine reine Saldenmitteilung ohne Zahlungsaufforderung ist keine Mahnung. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor — auch eine E-Mail genügt —, entscheidend ist der Zugang beim Schuldner, den im Streitfall Sie beweisen müssen. Für die letzte Stufe ist ein nachweisbarer Versandweg deshalb sinnvoll.

Zum Ton: Die meisten überfälligen Rechnungen sind kein Zahlungsunwille, sondern ein untergegangener Beleg, eine abwesende Urlaubsvertretung oder eine Rechnung, die in der Freigabe des Kunden feststeckt. Ein erstes freundliches Schreiben löst diese Fälle, ohne die Beziehung zu belasten. Umgekehrt gilt: Wer erst nach vier Monaten das erste Mal schreibt, signalisiert, dass es nicht eilt. Regelmäßigkeit wirkt stärker als Schärfe.

Für eine Forderung, die auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro gerichtet ist, steht das gerichtliche Mahnverfahren offen (§ 688 Abs. 1 ZPO). Es ist ausgeschlossen, solange die Geltendmachung von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt oder die Zustellung durch öffentliche Bekanntmachung erfolgen müsste (§ 688 Abs. 2 ZPO). Der Antrag geht an das zentrale Mahngericht des jeweiligen Bundeslandes, in der Regel elektronisch; das Gericht prüft die Forderung nicht inhaltlich, sondern erlässt den Mahnbescheid. Der Schuldner hat dann zwei Wochen ab Zustellung Zeit, zu zahlen oder Widerspruch zu erheben (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Widerspricht er nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen und aus diesem vollstrecken; widerspricht er, wird die Sache auf Antrag einer Partei an das zuständige Streitgericht abgegeben (§ 696 Abs. 1 Satz 1 ZPO).

Die Gerichtsgebühr ist eine halbe Gebühr nach Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum Gerichtskostengesetz; sie richtet sich nach dem Streitwert, das Kostenverzeichnis sieht einen Mindestbetrag vor. Als Rechtsverfolgungskosten gehört sie zum Verzugsschaden und ist vom Schuldner zu erstatten — wobei die gesetzliche Verzugspauschale darauf angerechnet wird (§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB).

Der wichtigste Termin im Mahnwesen ist der 31. Dezember. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt damit am 31. Dezember 2029. Entscheidend: Mahnen hemmt die Verjährung nicht. Sie können zwanzigmal mahnen und stehen am Silvesterabend trotzdem vor einer verjährten Forderung. Gehemmt wird die Verjährung unter anderem durch Verhandlungen über den Anspruch (§ 203 BGB), die Erhebung der Klage oder die Zustellung des Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 3 BGB). Ist der Anspruch rechtskräftig festgestellt, verjährt er erst in 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Eine Durchsicht der offenen Posten im Spätherbst gehört deshalb in jeden Jahresablauf.

Verzugszinsen, Fälligkeits- und Prozesszinsen sind echter Schadensersatz: Ihnen steht keine Leistung gegenüber, sie sind deshalb nicht umsatzsteuerbar. Dasselbe gilt für Mahnkosten, die ein Unternehmer von säumigen Zahlern erhebt und durch seine Geschäftsbedingungen oder auf andere Weise als solche kenntlich macht (Abschnitt 1.3 Abs. 6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Weisen Sie auf einer Mahnung trotzdem Umsatzsteuer auf diese Beträge aus, schulden Sie den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG — ein vermeidbarer Fehler, der sich über viele Mahnungen summiert. Die Umsatzsteuer der ursprünglichen Rechnung wird in der Mahnung nur wiederholt, nicht neu ausgewiesen.

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden vereinnahmte Verzugszinsen üblicherweise unter den sonstigen Zinsen und ähnlichen Erträgen gezeigt, Mahnkosten und die Verzugspauschale unter den sonstigen betrieblichen Erträgen. Zu aktivieren ist eine Zinsforderung allerdings erst, wenn mit ihr auch zu rechnen ist: Das Vorsichtsprinzip verlangt, alle vorhersehbaren Risiken und Verluste zu berücksichtigen, Gewinne dagegen nur, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Zinsen gegen einen Kunden, der die Hauptforderung nicht zahlt, sind selten realisiert.

Wird die Zahlung zweifelhaft, ist die Forderung gesondert zu führen und auf den niedrigeren beizulegenden Wert abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB). Diese Einzelwertberichtigung wird auf den Nettobetrag gebildet, also ohne Umsatzsteuer: Die Steuer wird erst berichtigt, wenn die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist. Neben der Einzelwertberichtigung kennt die Praxis die Pauschalwertberichtigung für das allgemeine Ausfallrisiko des restlichen Forderungsbestands.

Umsatzsteuerlich zählt die Uneinbringlichkeit des vereinbarten Entgelts: Ändert sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz, hat der Unternehmer den geschuldeten Steuerbetrag zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG); die Uneinbringlichkeit ist ein solcher Fall (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Die Berichtigung erfolgt im Voranmeldungszeitraum der Uneinbringlichkeit; zahlt der Kunde später doch, ist erneut zu berichtigen. Bilanziell wird die Forderung auf den noch erwarteten Einziehungsbetrag abgeschrieben — etwa auf eine erwartete Insolvenzquote —, und ausgebucht wird erst, was endgültig ausfällt.

Bei Teilzahlungen gilt eine gesetzliche Reihenfolge, die in der Praxis oft übergangen wird: Schuldet der Kunde neben der Hauptleistung auch Zinsen und Kosten, wird eine nicht ausreichende Zahlung zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet (§ 367 Abs. 1 BGB). Bestimmt der Schuldner eine andere Anrechnung, darf der Gläubiger die Annahme ablehnen (Abs. 2). Sind mehrere Rechnungen offen und trifft der Schuldner keine Bestimmung, wird zuerst die fällige Schuld getilgt, unter mehreren fälligen die dem Gläubiger geringere Sicherheit bietende, unter gleich sicheren die dem Schuldner lästigere und unter gleich lästigen die ältere Schuld (§ 366 Abs. 2 BGB) — eine anteilige Verteilung kommt erst bei gleichem Alter in Betracht. Wie die Beträge in den Abschluss kommen: Funktionsumfang der Buchhaltung.

• § 286 BGB Verzug des Schuldners · § 288 BGB Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden · § 247 BGB Basiszinssatz · § 280 BGB Schadensersatz wegen Pflichtverletzung
• § 271a BGB Zahlungsfristen über 60 Tage · § 187 BGB Fristbeginn · § 188 BGB Fristende · § 366 BGB und § 367 BGB Anrechnung von Teilzahlungen
• § 195 BGB Regelmäßige Verjährungsfrist · § 199 BGB Beginn der Verjährung · § 197 BGB Dreißigjährige Verjährung · § 203 BGB Hemmung bei Verhandlungen · § 204 BGB Hemmung durch Rechtsverfolgung
• § 688 ZPO Zulässigkeit des Mahnverfahrens · § 692 ZPO Inhalt des Mahnbescheids · § 696 ZPO Verfahren nach Widerspruch · Nr. 1100 KV GKG Gerichtsgebühr
• § 252 HGB Allgemeine Bewertungsgrundsätze · § 253 HGB Wertansätze, strenges Niederstwertprinzip · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage · § 14c UStG Unrichtiger Steuerausweis