Wie wird die Urlaubsrückstellung berechnet?

Je Person: maßgeblicher Jahresaufwand geteilt durch die regelmäßigen Jahresarbeitstage, multipliziert mit den am Stichtag noch offenen Urlaubstagen. Der Jahresaufwand umfasst das laufende Bruttoentgelt zuzüglich Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung und weiterer lohnabhängiger Nebenkosten. Summiert wird erst nach der Einzelrechnung.

Stimmt die Faustformel Monatsgehalt geteilt durch 21,75?

Sie ist eine Näherung für die gleichmäßige Fünf-Tage-Woche, keine gesetzliche Formel. Bei Teilzeit, abweichenden Wochenmodellen, regionalen Feiertagen oder variabler Vergütung liefert sie ein anderes Ergebnis als die Jahresmethode. Der Rechner zeigt beide Werte nebeneinander, damit die Abweichung sichtbar wird.

Welche Urlaubstage gehören überhaupt in die Rückstellung?

Nur die am Abschlussstichtag noch bestehenden Ansprüche. Urlaub verfällt nicht allein deshalb, weil das Kalenderjahr endet: Beim gesetzlichen Mindesturlaub setzen Verfall und Verjährung grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten erfüllt hat. Prüfen Sie den Saldo aus dem Urlaubssystem deshalb rechtlich, bevor Sie ihn übernehmen.

Muss die Urlaubsrückstellung abgezinst werden?

In aller Regel nicht. Alturlaub ist üblicherweise bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen, die Restlaufzeit der Verpflichtung beträgt am Stichtag also weniger als ein Jahr. Eine Abzinsung nach § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB beziehungsweise § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG kommt dann nicht in Betracht.

Weichen Handels- und Steuerbilanz voneinander ab?

Sie können. Handelsrechtlich ist nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB der notwendige Erfüllungsbetrag anzusetzen, also auch objektiv begründete Kostenänderungen bis zur voraussichtlichen Urlaubnahme. Die steuerbilanzielle Bewertung folgt der BFH-Rechtsprechung und rechnet Sondervergütungen ohne Bezug zur Urlaubsgewährung nicht pauschal ein. Dokumentieren Sie beide Wertansätze getrennt.

Wie wird die Rückstellung gebucht?

Als Personalaufwand gegen sonstige Rückstellungen (§ 266 Abs. 3 B.3 HGB). In die Finanzbuchhaltung gehört regelmäßig nur der abgestimmte Gesamtbetrag mit Belegreferenz; die personenbezogene Nebenrechnung mit Saldo, Vergütungsbestandteilen und Rechenweg gehört in eine zugriffsgeschützte Anlage.

Kostenloser HGB-Rechner

Urlaubsrückstellung berechnen: je Mitarbeiter, nach der Jahresmethode

Offene Urlaubstage, Jahresaufwand und regelmäßige Arbeitstage eingeben – der Rechner ermittelt den Tagessatz und die Rückstellung je Person und summiert erst danach. Zum Vergleich rechnet er die verbreitete 21,75-Näherung mit, damit Sie sehen, wo sie von der Jahresmethode abweicht.

Stand: Oktober 2026

Zum Rechner

Kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.

Rechner

Eine Zeile je Person; die erste Zeile ist ein Beispiel – überschreiben Sie die Werte. Verwenden Sie eine Kennung statt eines Klarnamens – die Eingaben bleiben in diesem Browser-Tab, bis Sie ihn schließen, und werden nicht übertragen.

Kennung

Jahresbrutto (€)

Nebenkosten (%)

Arbeitstage / Jahr

Offene Urlaubstage

Ergebnis

Kennung	Jahresaufwand	Tagessatz	Rückstellung	21,75-Näherung
MA-1	64.800,00 €	259,20 €	2.073,60 €	1.986,21 €
Summe Urlaubsrückstellung			2.073,60 €	1.986,21 €

Jahresmethode und die 21,75-Näherung weichen voneinander ab. Maßgeblich ist der Erfüllungsbetrag nach § 253 Abs. 1 HGB; die Näherung trägt nur bei gleichmäßiger Fünf-Tage-Woche.

Was der Rechner unterstellt – und was Sie selbst prüfen müssen

Die Formel ist der einfache Teil. Die beiden Größen davor entscheiden über das Ergebnis.

Der Urlaubssaldo ist eine rechtliche Aussage, keine Zahl aus dem System. Gesetzlicher Mindesturlaub verfällt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten erfüllt hat; für vertraglichen Mehrurlaub kann der Arbeitsvertrag Abweichendes regeln.

Der Divisor sind die regelmäßigen Arbeitstage der Person: Vertragstage abzüglich Wochenenden und der am Arbeitsort geltenden Feiertage. Künftige Urlaubs- oder Krankheitstage gehören nicht abgezogen – sonst stiege der Tagessatz allein dadurch, dass jemand Urlaub nimmt.

In den Jahresaufwand gehören neben dem laufenden Bruttoentgelt die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, zusätzliches Urlaubsgeld und weitere lohnabhängige Nebenkosten. Die 20 % im Rechner sind eine Vorbelegung, kein Erfahrungswert für Ihren Betrieb.

Handelsrechtlich ist der notwendige Erfüllungsbetrag nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB anzusetzen. Sind bis zur voraussichtlichen Urlaubnahme objektiv begründete Kostenänderungen bekannt, weicht der handelsrechtliche Wert vom steuerbilanziellen ab.

Überstunden sind eine eigene Verpflichtung und gehören nicht in diese Rechnung.

Die Herleitung der Formel, die Rechtsgrundlagen und ein vollständig offengelegtes Beispiel stehen im Ratgeber zur Urlaubsrückstellung. Für andere Abschlussposten führt der Rechner-Überblick weiter.