GmbH gegründet — was nun? Die Checkliste für die ersten 90 Tage

Fristen nach der Gründung im Überblick

Buchführung, Inventar und Eröffnungsbilanz

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und muss deshalb Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung führen (§ 238 Abs. 1 HGB). Zu Beginn des Handelsgewerbes verzeichnet sie ihr Vermögen und ihre Schulden in einem Inventar (§ 240 Abs. 1 HGB) und stellt eine Eröffnungsbilanz auf, oft auch Gründungsbilanz genannt (§ 242 Abs. 1 HGB). Bei einer Bargründung zeigt sie im Kern das gezeichnete Kapital, gegebenenfalls ausstehende Einlagen und das Bankguthaben.

Trennen Sie von Anfang an strikt zwischen Gesellschaft und Privatsphäre: eigenes Konto, eigene Belege, Verträge im Namen der GmbH. Zahlungen an Gesellschafter brauchen einen Rechtsgrund, etwa einen Geschäftsführervertrag oder einen Gewinnverwendungsbeschluss. Das erste Geschäftsjahr ist häufig kürzer als zwölf Monate; länger als zwölf Monate darf ein Geschäftsjahr nicht dauern (§ 240 Abs. 2 HGB).

Pflichtangaben nach außen

• Geschäftsbriefe an bestimmte Empfänger, gleich ob Papier oder E-Mail: Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a Abs. 1 GmbHG)
• Angaben zum Kapital nur vollständig: Wer das Stammkapital nennt, muss auch noch ausstehende Geldeinlagen angeben (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG)
• Impressum der Internetseite: Name, Anschrift, Rechtsform, Vertretungsberechtigte, Kontakt per E-Mail, Register und Registernummer sowie eine vorhandene USt-IdNr. oder Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 5 Abs. 1 DDG)
• Rechnungen: unter anderem Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG) — die Steuernummer kommt erst nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, deshalb diesen früh übermitteln
• Vor der Eintragung: Zusatz „i. G.“ für „in Gründung“ führen, um nicht den Eindruck einer bereits eingetragenen GmbH zu erwecken

Kammern, Beiträge und Register

Mitglied der Industrie- und Handelskammer wird die GmbH kraft Gesetzes, sobald sie zur Gewerbesteuer veranlagt ist und im Kammerbezirk eine Betriebsstätte unterhält (§ 2 Abs. 1 IHKG); Handwerksbetriebe gehören zur Handwerkskammer. Die Beitragsbefreiung für Existenzgründer gilt nur für natürliche Personen, nicht für Kapitalgesellschaften (§ 3 Abs. 3 IHKG). Für das Transparenzregister fällt eine Jahresgebühr an, derzeit 19,80 €.

Achten Sie nach der Bekanntmachung der Eintragung auf Schreiben, die wie amtliche Rechnungen aussehen, aber Angebote für Einträge in private Verzeichnisse sind. Die Gebühren für die Eintragung stellt die Justiz in Rechnung; eine Pflicht, sich in private Register oder Branchenbücher eintragen zu lassen, besteht nicht.

Die ersten 90 Tage als Abhakliste

In der Reihenfolge, in der die Aufgaben typischerweise anfallen.

• Tag 1 nach dem Notartermin: Geschäftskonto für die Gesellschaft in Gründung beantragen, Stammkapital einzahlen, Nachweis an das Notariat
• Mit Aufnahme der Tätigkeit: Gewerbeanzeige bei der Gemeinde, Berufsgenossenschaft prüfen
• Nach Einreichung der Anmeldung: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln, USt-IdNr. bei Bedarf mit beantragen
• Nach der Eintragung: Registergericht und HRB-Nummer in Briefpapier, Rechnungsvorlagen, E-Mail-Signatur und Impressum übernehmen
• Unverzüglich nach der Eintragung: Transparenzregister-Meldung
• In den ersten Wochen: Eröffnungsbilanz, Buchhaltung einrichten, Belegablage und Kontenrahmen festlegen
• Vor dem ersten Gehalt: Geschäftsführervertrag, Betriebsnummer, Lohnabrechnung, Anmeldung zur Sozialversicherung
• Nach Erhalt der Steuernummer: Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung in den Kalender
• Bis Tag 90: Vorauszahlungsbescheide prüfen, Liquidität für Steuern einplanen, Termin für den ersten Jahresabschluss festhalten

Begriffe, die Ihnen in den ersten Wochen begegnen

So geht es mit gruendung.io

• Transparenzregister-Meldepaket 29 €, Gewerbeanmeldung 29 €
• Steuerliche Erfassung: Ausfüllen kostenlos, Prüfung und ELSTER-Übermittlung 35 €
• Hinweise auf Berufsgenossenschaft und Kammermitgliedschaft im Ablaufplan
• Gründungspaket 199 € einmalig, Erfassen und Prüfen kostenlos

Der Ablaufplan von gruendung.io endet nicht beim Notartermin: Er führt über Einzahlung und Eintragung bis zu den Pflichten der ersten Wochen, jeweils mit Frist und Zuständigkeit. Die Anmeldungen danach sind eigene Module auf derselben Plattform, und auch Buchhaltung und Jahresabschluss der Gesellschaft lassen sich dort weiterführen.

Häufige Fragen

Was muss ich nach der GmbH-Gründung als Erstes erledigen?

Direkt nach dem Notartermin das Geschäftskonto eröffnen und das Stammkapital einzahlen, damit das Notariat anmelden kann. Mit Aufnahme der Tätigkeit folgt die Gewerbeanzeige, danach innerhalb eines Monats der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und nach der Eintragung unverzüglich die Meldung zum Transparenzregister.

Braucht die GmbH eine Eröffnungsbilanz?

Ja. Jeder Kaufmann stellt zu Beginn seines Handelsgewerbes eine Eröffnungsbilanz auf (§ 242 Abs. 1 HGB), und die GmbH gilt als Handelsgesellschaft. Bei einer Bargründung ist sie meist kurz: gezeichnetes Kapital auf der einen, Bankguthaben und gegebenenfalls ausstehende Einlagen auf der anderen Seite.

Wann bekommt die neue GmbH ihre Steuernummer?

Nachdem das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bearbeitet hat. Wie lange das dauert, hängt vom Finanzamt ab. Weil Rechnungen die Steuernummer oder die USt-IdNr. enthalten müssen, lohnt sich eine frühe Übermittlung.

Muss die GmbH Mitglied der IHK werden?

Ja, wenn sie zur Gewerbesteuer veranlagt ist und im Kammerbezirk eine Betriebsstätte hat (§ 2 Abs. 1 IHKG); das ist bei einer gewerblich tätigen GmbH der Regelfall. Handwerksbetriebe gehören zur Handwerkskammer. Die Höhe des Beitrags richtet sich nach der Beitragsordnung der jeweiligen Kammer.

Welche Angaben gehören auf Briefe und E-Mails der GmbH?

Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a GmbHG). Das gilt für jede Form von Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger, also auch für E-Mails.

Was ist ein Rumpfgeschäftsjahr?

Ein Geschäftsjahr mit weniger als zwölf Monaten. Startet die GmbH zum Beispiel im September und folgt ihr Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, umfasst das erste Geschäftsjahr nur September bis Dezember; für diesen Zeitraum wird bereits ein Jahresabschluss fällig.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 14 GewO — Gewerbeanzeige gleichzeitig mit Betriebsbeginn
• § 192 SGB VII — Mitteilung an die Berufsgenossenschaft binnen einer Woche
• § 137 AO — Anzeige der Gründung binnen eines Monats
• § 20 GwG — Mitteilung an das Transparenzregister
• § 242 HGB — Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss
• § 35a GmbHG — Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Gründung und erste Wochen in einem Ablauf

Bereiten Sie die Gründung kostenlos vor und erledigen Sie danach Transparenzregister, Gewerbeanzeige und steuerliche Erfassung auf derselben Plattform.