GmbH und UG online gründen — so läuft die Beurkundung per Video

Rechtsgrundlage und Reichweite

Nach § 2 Abs. 3 GmbHG kann der Gesellschaftsvertrag mittels Videokommunikation nach den §§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes beurkundet werden, sofern andere Formvorschriften nicht entgegenstehen. Zulässig ist das ausschließlich über das Videokommunikationssystem, das die Bundesnotarkammer nach § 78p der Bundesnotarordnung betreibt (§ 16a Abs. 1 BeurkG). Möglich sind das Musterprotokoll, die eigenen Video-Musterprotokolle der Anlage 2 und eine individuelle Satzung.

Eingeführt wurde die Online-Gründung für Bargründungen zum 1. August 2022; seit dem 1. August 2023 sind auch Sachgründungen erfasst, solange die Übertragung der Sacheinlage keiner eigenen notariellen Form bedarf. Auch Gründungsvollmachten (§ 2 Abs. 2 GmbHG), einstimmige Gesellschafterbeschlüsse und Satzungsänderungen (§ 53 Abs. 3 GmbHG) sowie Handelsregisteranmeldungen (§ 12 Abs. 1 HGB) können per Video erledigt werden.

Was Sie für den Video-Termin brauchen

Angaben laut dem Portal der Bundesnotarkammer (online.notar.de), Stand Oktober 2026.

• Deutsche Staatsangehörige: Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion und bekannter PIN; bei Ausweisen, die vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurden, zusätzlich ein Reisepass
• Staatsangehörige anderer EU-Staaten: eID-Karte mit Online-Ausweisfunktion, in der Regel zusätzlich ein gültiger Reisepass für das Lichtbild
• Drittstaatsangehörige: elektronischer Aufenthaltstitel mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion, gegebenenfalls ein geeigneter Reisepass
• Smartphone mit NFC-Schnittstelle und der kostenlosen Notar-App
• Computer, Laptop oder Tablet mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher, ein gängiger Browser und eine ausreichend schnelle Internetverbindung

Das Notariat stellt Ihre Identität anhand des elektronischen Identitätsnachweises und eines aus dem Ausweischip ausgelesenen Lichtbilds fest (§ 16c BeurkG). Kann es sich auf diesem Weg keine Gewissheit über eine Person oder deren Geschäftsfähigkeit verschaffen, soll es die Beurkundung per Video ablehnen (§ 16a Abs. 2 BeurkG).

Der Ablauf einer Online-Gründung

Welches Notariat zuständig sein kann

Bei der Video-Beurkundung können Sie nicht jedes Notariat in Deutschland wählen. Urkundstätigkeiten per Video gelten nur dann als im Amtsbereich des Notars ausgeübt, wenn dort der Sitz der Gesellschaft, der Wohnsitz eines organschaftlichen Vertreters oder — sofern aus einem Register ersichtlich — der Wohnsitz eines Gesellschafters liegt (§ 10a Abs. 3 BNotO). Amtsbereich ist der Bezirk des Amtsgerichts, in dem der Notar seinen Amtssitz hat.

Für eine Neugründung heißt das praktisch: Suchen Sie ein Notariat im Amtsgerichtsbezirk des künftigen Sitzes der Gesellschaft oder des Wohnsitzes der künftigen Geschäftsführung. Klären Sie vorab, ob das gewählte Notariat Online-Verfahren anbietet.

Was per Video nicht geht

• Sacheinlagen, deren Übertragung selbst notariell beurkundet werden muss, etwa Grundstücke oder Geschäftsanteile an einer anderen GmbH
• Satzungsändernde Beschlüsse, die nicht einstimmig gefasst werden — sie müssen weiterhin im Präsenztermin beurkundet werden
• Beteiligte ohne geeignetes elektronisches Ausweisdokument; ihnen bleibt eine Vollmacht oder der Termin vor Ort
• Fälle, in denen das Notariat Zweifel an Identität oder Geschäftsfähigkeit nicht ausräumen kann

Kosten und Fristen bei der Gründung per Video

Die Gebühren für Beurkundung, Anmeldung und XML-Daten sind dieselben wie vor Ort. Hinzu kommt eine Pauschale für die Nutzung des Videosystems: 25 € für das Beurkundungsverfahren und 8 € für die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen in einem Vermerk (KV 32016 GNotKG), jeweils mit Umsatzsteuer. Wer eines der Video-Musterprotokolle aus Anlage 2 verwendet, kann Gründungskosten bis 600 € von der Gesellschaft tragen lassen; bei Anlage 1 sind es 300 €.

Für online beurkundete Gründungen setzt die Handelsregisterverordnung dem Registergericht Richtwerte. Liegt die vollständige Anmeldung vor, soll eine per Video beurkundete GmbH in der Regel innerhalb von zehn Werktagen eingetragen sein. Wird die Gründung zudem per Video angemeldet, sind ausschließlich natürliche Personen Gesellschafter und wird ein Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a oder Abs. 3 GmbHG verwendet, verkürzt sich der Richtwert auf fünf Werktage. Hält das Gericht die Frist nicht ein, teilt es den Antragstellern die Gründe mit (§ 25 Abs. 3 HRV).

So geht es mit gruendung.io

• Hinweis auf eID, NFC-Smartphone mit Notar-App und Rechner mit Kamera und Mikrofon schon bei der Dateneingabe
• Ablaufplan mit Registrierung im Portal der Bundesnotarkammer und Übermittlung des Entwurfs an das Notariat
• Präsenz-Weg gleichwertig beschrieben, inklusive der Unterlagen für den Termin vor Ort
• 199 € einmalig für das Gründungspaket; die Gebühren des Notariats einschließlich Videopauschale zahlen Sie direkt

In gruendung.io wählen Sie, ob vor Ort oder per Video beurkundet wird. Bei der Video-Variante trägt der Musterprotokoll-Entwurf den Hinweis auf die Videokommunikation, und der Ablaufplan nennt die technischen Voraussetzungen, damit fehlende PINs oder Geräte den Termin nicht verschieben.

Häufige Fragen

Ist eine online gegründete GmbH genauso wirksam wie eine im Notariat gegründete?

Ja. Die Video-Beurkundung erzeugt eine elektronische Niederschrift mit qualifizierten elektronischen Signaturen, die an die Stelle der Unterschriften treten (§ 16b Abs. 3 BeurkG). Rechtlich ist sie der Präsenzbeurkundung gleichgestellt.

Kann ich für die Online-Gründung jedes Notariat in Deutschland wählen?

Nein. Notarinnen und Notare sollen per Video nur tätig werden, wenn der Sitz der Gesellschaft oder der Wohnsitz eines Geschäftsführers in ihrem Amtsgerichtsbezirk liegt; der Wohnsitz eines Gesellschafters zählt nur, wenn die Gesellschafterstellung aus einem Register hervorgeht (§ 10a Abs. 3 BNotO). Bei einer Neugründung kommen deshalb vor allem Notariate am künftigen Sitz in Betracht.

Was tun, wenn die Online-Ausweisfunktion nicht freigeschaltet ist?

Die Funktion lässt sich bei der zuständigen Ausweisbehörde aktivieren; fehlt die PIN, ist eine neue Ausweis-PIN nötig. Planen Sie dafür vor dem Notartermin Zeit ein. Alternativ bleibt der Termin vor Ort oder die Vertretung durch eine notariell errichtete Vollmacht.

Können Gründer aus dem Ausland online gründen?

Ja, wenn sie ein geeignetes elektronisches Ausweisdokument haben: eine notifizierte eID eines anderen EU- oder EWR-Staates oder einen deutschen elektronischen Aufenthaltstitel mit Online-Funktion (§ 16c BeurkG). Ob das Dokument eines Landes aktuell erreichbar ist, zeigt das Portal der Bundesnotarkammer.

Geht auch eine individuelle Satzung online?

Ja. § 2 Abs. 3 GmbHG beschränkt die Video-Beurkundung nicht auf das Musterprotokoll. Der verkürzte Richtwert von fünf Werktagen für die Eintragung gilt allerdings nur bei Verwendung eines Musterprotokolls.

Ist die Online-Gründung teurer als ein Termin vor Ort?

Nur um die Pauschale für das Videosystem: 25 € für die Beurkundung und gegebenenfalls 8 € für die Signaturbeglaubigung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Die übrigen Notar- und Gerichtsgebühren sind identisch.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 2 GmbHG — Beurkundung mittels Videokommunikation
• § 16a BeurkG — Zulässigkeit der Video-Beurkundung
• § 16c BeurkG — Identifizierung per eID und Lichtbild
• § 10a BNotO — Amtsbereich bei Urkundstätigkeit per Video
• § 25 HRV — Eintragungsfristen bei Video-Gründung
• Voraussetzungen der Online-Verfahren — Bundesnotarkammer: Ausweis, Notar-App, Technik

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